Aviso de Privacidad

1. Identidad

Nextotalk (en adelante, “Nextotalk” o “el Responsable”) es una plataforma tecnológica que permite a negocios atender conversaciones con clientes a través de canales digitales, combinando automatización con inteligencia artificial y atención humana cuando sea necesario.

2. Datos personales que se recaban

Nextotalk podrá recabar, según el canal, las integraciones habilitadas (por ejemplo plataformas de Meta o Google Calendar) y el caso de uso, las siguientes categorías de datos personales:

3. Finalidades del tratamiento

4. Datos de usuario de Google y Google Calendar

La conexión con Google Calendar es opcional. Nextotalk sólo solicita acceso cuando un administrador autorizado selecciona Conectar con Google y acepta expresamente el permiso en la pantalla de consentimiento de Google. Nextotalk no solicita ni almacena la contraseña de la Cuenta de Google y no accede a datos de Google Calendar antes de recibir esa autorización.

4.1 Datos de Google a los que accede Nextotalk

4.2 Cómo usa Nextotalk los datos de Google Calendar

Los datos se usan exclusivamente para las funciones de agenda visibles dentro de Nextotalk que solicita la organización:

• Mostrar horarios disponibles y evitar citas superpuestas.
• Crear una cita y consultar su estado.
• Actualizar, reprogramar o cancelar una cita autorizada.
• Sincronizar en Nextotalk los cambios realizados en el calendario configurado.
• Mostrar la cita y su estado a los usuarios de la organización que tengan permisos para consultarla.
• Mantener la conexión, resolver fallas de sincronización y proteger la cuenta.

Nextotalk no utiliza este permiso para modificar eventos de otros calendarios ni para ejecutar acciones ajenas a las funciones de agenda solicitadas por la organización.

4.3 Qué datos se almacenan y cómo se protegen

Para mantener la agenda sincronizada, Nextotalk almacena del lado del servidor el identificador del calendario, identificadores de eventos, datos de las citas descritos anteriormente, estado de la conexión y datos mínimos de sincronización. El token de acceso se usa de forma temporal. El token de actualización se almacena cifrado mientras la cuenta permanezca conectada.

• Los datos viajan mediante conexiones HTTPS/TLS.
• Las credenciales de autorización se cifran antes de almacenarse.
• El acceso dentro de Nextotalk se limita por permisos de usuario.
• El acceso de soporte se limita a solicitudes autorizadas, seguridad o cumplimiento legal.

4.4 Con quién se comparten o transfieren los datos

Nextotalk no vende datos de Google. Sólo puede compartir o transferir la información estrictamente necesaria en estos casos:

• Usuarios autorizados de la organización: para consultar y administrar las citas dentro de Nextotalk.
• Google Calendar: para consultar, crear, actualizar o eliminar eventos en el calendario configurado.
• Proveedores de alojamiento y almacenamiento: para operar la plataforma bajo instrucciones de Nextotalk y sin autorización para usar los datos con fines propios.
• Proveedor de inteligencia artificial: sólo cuando un flujo visible de agenda lo requiere, se envía la información mínima de la cita solicitada, opciones de horario o resultado de la acción para responder al usuario. No se envían credenciales OAuth ni una copia completa del calendario.
• Soporte, seguridad o cumplimiento legal: únicamente con autorización de la organización, para investigar abuso o incidentes, o cuando una obligación legal lo requiera.

No se comparten datos de Google con plataformas publicitarias, corredores o revendedores de datos, ni se transfieren para publicidad personalizada, perfiles comerciales, decisiones crediticias o finalidades ajenas al servicio solicitado.

4.5 Retención, desconexión y eliminación

• Mientras la integración está activa, se conservan los datos necesarios para sincronizar y mostrar las citas.
• Al desconectar Google Calendar desde Nextotalk, se elimina el token de actualización almacenado y Nextotalk deja de acceder y sincronizar nuevos datos de Google.
• Los identificadores de calendario y eventos, así como los datos de citas ya registrados, pueden conservarse mientras la cuenta de la organización permanezca activa para mantener su historial operativo.
• Cuando termina la cuenta o se atiende una solicitud de eliminación, los datos que ya no sean necesarios se eliminan o anonimizan. Sólo se conserva información cuando existe una obligación legal, de seguridad, prevención de fraude o defensa de reclamaciones, y su acceso queda restringido a esa finalidad.

Un administrador también puede revocar el acceso desde la sección de aplicaciones con acceso a la Cuenta de Google. Revocar o desconectar impide nuevos accesos, pero no elimina automáticamente los eventos que permanecen en Google Calendar.

Para solicitar la eliminación de datos de Google Calendar almacenados por Nextotalk, escribe a [email protected] con el asunto “Solicitud de eliminación de datos de Google Calendar”. Indica la organización o cuenta de Nextotalk, un correo de respuesta y qué información deseas eliminar. Solicitaremos únicamente los datos necesarios para verificar que representas a la organización y confirmaremos por correo la atención de la solicitud.

4.6 Inteligencia artificial y usos prohibidos

Nextotalk no utiliza, conserva ni transfiere datos obtenidos de las APIs de Google Workspace para desarrollar, mejorar o entrenar modelos generalizados o no personalizados de inteligencia artificial o aprendizaje automático. Tampoco usa datos de Google para publicidad, vigilancia, venta de información, evaluación crediticia ni finalidades propias no relacionadas con la función de agenda autorizada.

4.7 Cumplimiento de Uso Limitado de Google

El uso y la transferencia por parte de Nextotalk a cualquier otra aplicación de la información recibida de las APIs de Google Workspace cumplirán la Política de datos de usuario de los servicios API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado. El acceso se limita a proporcionar o mejorar las funciones de agenda visibles que el usuario autorizó.

Puedes consultar la política oficial en Google API Services User Data Policy .

5. IA especializada por negocio (no IA abierta)

Nextotalk no es una IA abierta ni un “chat genérico” para cualquier tema. Es una plataforma que usan negocios que contratan el servicio para atender a sus clientes. Cada negocio configura su asistente con conocimiento, reglas y flujos alineados a su operación (por ejemplo: ventas, soporte, agendado, seguimiento).

• La IA responde en el contexto del negocio que te atiende (sus servicios, procesos y políticas).
• Si algo está fuera del alcance o no hay certeza, la IA no improvisa: solicita datos, orienta o deriva a atención humana.
• El negocio puede ajustar conocimiento y flujos cuando lo necesite; la experiencia se adapta a su operación.

6. Historial de conversaciones y trazabilidad

Para garantizar trazabilidad, seguridad, calidad del servicio y continuidad operativa, Nextotalk conserva el historial de conversaciones y eventos asociados mientras sea necesario para prestar el servicio y cumplir las finalidades descritas en este aviso (por ejemplo: asignaciones a agente, cierres, notas internas y cambios operativos).

Esta auditoría permite al negocio que opera el servicio revisar lo ocurrido, dar seguimiento y mejorar la atención.

7. Registros técnicos (logs) y monitoreo

Nextotalk genera y conserva registros técnicos (logs) necesarios para operación, seguridad, prevención de abuso, diagnóstico de fallas y mejora del servicio. Estos registros pueden incluir metadatos de la interacción (fechas, canal, eventos) y referencias necesarias para soporte.

Nextotalk procura no incluir información sensible en logs y aplica controles de acceso para limitar su consulta.

8. Transferencias y proveedores (encargados)

Nextotalk puede compartir datos con proveedores tecnológicos necesarios para prestar el servicio (por ejemplo: infraestructura, canales de mensajería y redes sociales, integraciones de calendario y servicios de automatización/IA). Dichos proveedores actúan como encargados y tratan la información bajo instrucciones para operar el servicio.

• Proveedores de canales de mensajería y redes sociales (según las integraciones habilitadas; por ejemplo, plataformas de Meta).
• Proveedores de calendario y agenda (según las integraciones habilitadas; por ejemplo, Google Calendar).
• Proveedores de infraestructura (hosting/almacenamiento).
• Proveedores de automatización/IA para generar respuestas bajo el alcance del negocio.
• Autoridades competentes cuando exista requerimiento legal.

En caso de transferencias internacionales, se aplicarán mecanismos contractuales y/o medidas razonables para procurar el cumplimiento de la legislación mexicana aplicable.

9. Cookies y tecnologías similares

Nextotalk puede utilizar cookies y tecnologías similares para mantener sesiones, mejorar la experiencia, analizar tráfico y reforzar seguridad. El usuario puede deshabilitar cookies desde su navegador; sin embargo, algunas funciones podrían verse afectadas.

10. Medidas de seguridad

Nextotalk implementa medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos personales, tales como:

• Encriptación de datos en tránsito (SSL/TLS).
• Control de accesos por roles.
• Registros de auditoría operativa.
• Monitoreo y controles para prevenir accesos no autorizados.

11. Derechos ARCO

Usted tiene derecho a Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición (ARCO) respecto a sus datos personales. Para ejercerlos, envíe una solicitud a: [email protected]

La solicitud deberá contener:

• Nombre del titular y medio para recibir respuesta
• Descripción clara del derecho que desea ejercer
• Documentos que acrediten identidad (cuando aplique)

El plazo de respuesta será conforme a la legislación aplicable.

12. Revocación del consentimiento

El titular puede revocar su consentimiento para el tratamiento de datos personales, enviando su solicitud al correo indicado. La revocación no tendrá efectos retroactivos.

13. Conservación de datos

Los datos se conservarán únicamente por el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en este aviso o conforme a disposiciones legales aplicables.

14. Cambios a este aviso

Nextotalk podrá actualizar el presente Aviso de Privacidad. La versión vigente estará disponible en el sitio oficial de Nextotalk.